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2022届毕业研究生档案寄送工作的通知

发布时间:2022-06-13  发布作者:  点击数:

各学院:

为确保研究生毕业生档案及时、准确寄往各相关单位,现将档案整理、寄送及后续工作的重要事项通知如下:

一、工作要求

各学院研究生辅导员为毕业生档案整理寄送工作的负责人,负责毕业生档案最终整理封装工作。

按照人事档案管理的有关规定,档案材料必须完整齐全才能转递。各学院需及时完成归档工作,具体归档要求请按照“关于2022年春季学期毕业生派遣与档案工作的通知”(https://yjsy.glut.edu.cn/info/1021/3125.htm)要求办理。根据档案管理要求,毕业生档案不允许个人携带。

研究生档案通过中国邮政“EMS标准快递(学生档案专用通道)方式转递,为确保及时、准确、安全地将学生档案转递到人事档案的管理部门,辅导员务必在广西高校就业管理网络系统准确录入毕业生档案邮寄字段信息,档案发往单位、(收档单位)联系电话、收档单位地址为必填项,收档单位收件人如有具体的人员需填写,如没有,届时研究生院统一填写档案负责人,邮政编码为非必填字段。档案邮寄EMS单信息将根据系统中填写的信息供邮局打印。

因研究生档案材料较为复杂,有的毕业生读研时转来了其本(专)科学籍档案,有的则没有;有的是中共党员(或预备党员)有党员档案材料,有的是非党员则没有党员档案材料等等;鉴于其复杂性,研究生档案袋中不制作也不放档案转递通知单,个别单位如极力要求的,请联系研究生院单独办理。

二、签约本校或录取为本校博士研究生档案

签约本校教工与录取为本校博士研究生的档案均无需邮寄,各学院只需封装到“桂林理工大学研究生院”标志的档案袋即可。将这部分档案打包统一送研究生院。

其中签约本校教工的需提交“签约为本校教工毕业生档案清单”(附件1),录取为本校博士研究生的需提交“录取本校博士学生档案清单”(附件2)。

三、档案留校代管办理

凡是申请档案留校代管的毕业生,需在618日前提交毕业研究生档案留校代管申请表(附件3)至本学院研究生辅导员,由学院辅导员负责审批。辅导员在621日之前需将研究生留校代管档案汇总表(附件4),与学生的个人申请表一起装订成册(申请表的先后顺序需与汇总表一致)提交到研究院。

对于档案申请留校代管的毕业生,辅导员无需在“广西高校就业管理网络系统”填写任何邮寄地址信息,包括“留校代管”字样信息也不需要填写,档案邮寄信息字段全部留空。

四、相关时间安排

621日研究生院将从就业系统中导出档案邮寄地址信息提供给邮政公司,由邮政公司打印EMS邮寄单,并根据邮寄单数量配好专用信封(气泡袋),打印好EMS邮寄单和专用信封分发给各学院,由各学院完成最后的封装。同时邮政公司会将含有EMS号的学生档案邮寄地址名单返回研究生院,届时研究生院会发到各学院。所有批量邮寄学生档案,各学院需填写“毕业研究生档案邮寄信息明细表”(附件5),一份学院留存,一份研究生院备案。

所有毕业的档案(含邮寄、代管、录取为本校教工或博士不需邮寄的档案)均需一次性提交到研究生院。

毕业生档案由研究生院统一批量寄送,雁山校区学院需将封装好的档案统一送研究生院,屏风校区学院将封装好的档案统一送商学院MBA中心,具体送档时间安排详见附件6。

五、档案查询

档案发出后,研究生院将所有档案寄送EMS单号发给各学院研究生辅导员,由辅导员发给毕业生,毕业生可登录中国邮政速递物流(网址http://www.ems.com.cn/)查询档案流转信息,档案邮寄出去10天内,若档案接收单位未收到档案,务必尽快联系辅导员查找原因并及时处理。档案到达接收单位30天内,研究生需及时让单位清查档案材料是否齐全,如发现缺漏,务必及时联系辅导员核实原因,如确实漏装需补齐档案材料。超过30天不反馈的,视为档案准确送达且材料齐全。

六、办公地址与电话

屏风校区体育馆副楼501室,雁山校区行知楼B601(西)室。联系人:曾老师 联系电话:58931852679653

研究生院

2022613

 


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