为切实贯彻上级有关加强研究生外宿管理的文件精神，维护学校正常的教学、生活秩序，保障研究生的切身利益和人身财产安全，按照学校相关文件要求，现就做好2016级研究生外宿手续办理工作通知如下：

一、申请外宿的条件

1.家庭或直系亲属住所距所在校区10公里范围内且交通方便的研究生；

2.由于身体原因（患有传染性疾病、神经衰弱等）不适宜宿舍集体生活的研究生（需提供医院证明，并有家人陪护）；

3.已婚研究生；

4.因其他特殊原因，确需外宿的研究生。

二、研究生申请校外住宿需提供以下材料

1.研究生本人填写的《桂林理工大学研究生外宿审批表》（附件1，一式三份）；

2.研究生父母身份证复印件；已获独立户口者，也可提供独立户口；

3.研究生本人及家长签字的《桂林理工大学研究生外宿承诺书》；

4.居住在家研究生需提供家庭的户口本复印件；居住在亲戚家里的研究生需提供亲戚担保意见、亲戚的户口本复印件等；租房居住的研究生需提供租借住房协议、房屋租赁治安管理许可证、出租房主有效身份证明复印件，出租房具体地址及房主联系方式等（如有合住者需如实注明）；

5.因身体原因申请外宿的研究生需提供县级以上（含县级）医院出具的诊断证明（包括病历卡原件、复印件和就诊收费收据等）；

6.其他相关证明材料。

三、研究生校外住宿审批程序

1.研究生拟在校外住宿，应先向所在学院提交《桂林理工大学研究生外宿审批表》（附件1）。

2.学院收到研究生校外住宿申请后，经初审符合校外住宿条件的，须与研究生家长取得联系，向研究生和家长详细了解申请校外住宿的理由、校外租借房屋的性质和周边环境等情况，并向研究生及家长说明在校外住宿可能产生的不良后果和应承担的责任，并做好记录。

3.研究生及家长仍坚持要到校外住宿，则由研究生本人及家长提供本通知第三条中所规定的相关材料，研究生所在学院全面审核研究生申请材料，经研究生导师、研究生工作辅导员（老师）、所在学院分管研究生工作领导签署意见，并相关材料报送研工部审批；

4.研工部审核通过后，向学院反馈最终名单。已通过审批程序的研究生，研工部统一将名单交后勤处，并由后勤处统一到财务处办理停收住宿费手续。上述手续和材料不齐备或研究生申请情况经核查不属实的，一律不予批准。

四、时间安排

五、相关工作要求

1.各学院要及时通知到位。新生校外住宿申请于每年新生报到入学期间集中一次，其他时间不再受理。

2.各学院分管研究生工作领导、研究生导师、研究生工作辅导员（老师），要严格审批制度，特别要注意和家长取得联系，并做好相关联系记录。手续办结后，要确认建立登记走访、联系制度，及时了解和掌握校外住宿研究生的情况，关心新生的学习和生活。

3.校外住宿研究生违反学校纪律和学校研究生校外住宿管理办法，或不履行自身承诺，或未按本办法办理手续擅自到校外住宿的，一律按照《桂林理工大学学生违纪处分条例》的有关规定给予相应的纪律处分，并限期在三日内回校住宿，以后不得再次申请校外住宿。

4.研究生在校外住宿期间，校内不再安排寝室床位，原寝室床位不再保留，且不能私自回校住宿或将行李继续存放原宿舍。如私自回校住宿，则按“外来人员私自留宿”处理，首次给予警告处分，再犯加重处分。

5.按规定，学校每次批准外宿时间不超过一学年。校外住宿研究生在被批准外宿时间期满之前一个月内应主动向所在学院申请期满之后的续住或返校住宿安排，及时办理相关手续，延期不办理的研究生，学校将根据《桂林理工大学学生违纪处分条例》给予相应处分。

6.各学院将审批后的相关纸质材料（附件1、2、3）于10月10日下午下班前交至研工部学生管理科（屏风南校区办公楼412室、雁山行知楼B座601会议室），电子材料（附件3）同时发送到研工部邮箱（ygb@glut.edu.cn）。

研究生工作部

2016年9月22日