各学院、毕业研究生：

研究生档案是指研究生入学、培养以及毕业过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是研究生本人在招生录取、报到入学、学习、毕业答辩、证书授予等一系列研究生期间学习经历的有效凭证。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，为确保我校2021届研究生的档案归档及时有效、规范完整，现将本年度毕业的研究生各类档案归档工作通知如下：

一、归档范围

2021届博士研究生、全日制学术学位硕士研究生、全日制专业学位硕士、非全日制专业学位硕士中的MBA、MPA、MTA专业硕士，自招生至毕业全过程中形成的有关材料。

二、研究生档案目录内容

 研究生档案包括学籍档案和党团员档案。

其中：不同类型的研究生个人学籍档案对应不同的卷内目录（附件1），均采用纸质版原件存档，一份存入研究生个人档案寄送至用人单位、生源地或人才市场，一份存入学校档案室。

其中录取登记表、成绩单由研究生院统一发放；

培养计划、论文开题报告、中期考核表、实践表、学术活动记录表（博士）、学位论文预答辩情况登记表（博士）、毕业（学位）论文送检（送审）申请表（博士）、学位论文修改认定表、论文评阅书、学位申请书等均是培养过程材料，在研究生学习过程中逐渐形成；

毕业生登记表要求研究生毕业前完成，学籍卡要求研究生毕业前在教育综合管理系统个人基本信息栏完善个人信息后，自行在系统下载，打印签字确认交学院，学院收齐毕业生登记表和学籍卡后，统一到研究生院盖章。

三、归档要求

1.研究生的档案归档工作由学院统一组织。各学院在本年度归档工作开始前至研究生院领取档案袋。

2.请上半年毕业研究生将须本人准备的存档材料按目录顺序整理好交所在学院，各学院收齐材料后，按照学籍档案卷内目录排序、编码和装袋，归档材料要求整理规范、内容齐全、签章完备、目录清晰。

3.各学院要充分认识研究生档案的重要性，重视研究生档案归档工作，指定专人具体负责全程归档事宜，在规定时间内按照要求完成本学院的归档工作。

四、归档验收和移交

1.各学院教学秘书将研究生学籍档案整理完毕之后，列好“桂林理工大学研究生学籍档案卷内目录”（附件1），填写“桂林理工大学研究生学籍档案归档审核登记表”（附件2）。寄送至用人单位或生源地的档案（上半年毕业的研究生）于当期校学位评定委员会会议结束后7天之内前移交至本学院研究生辅导员。存入学校档案室的研究生档案，学院教学秘书以录取登记表为首页用打码机打好页码（空白页不打页码），并把最终总页数填入目录中，于当期校学位评定委员会会议结束后7天之内移交至研究生院。研究生院核验无误后，研究生院统一移交至学校档案室。

移交档案时，同时提交“桂林理工大学研究生学籍档案卷内目录”和桂林理工大学研究生学籍档案归档审核登记表”，各类档案经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后，正式办理移交手续。

2.各学院在档案移交之前请提前联系档案管理部门工作人员，预约做好档案交接时间安排。

3.研究生院和相关工作人员将按照归档要求进行验收，对于不符合规范要求的档案需重新整理，待验收合格后方可办理正式移交手续。未交接的档案造成遗失等责任由档案负责人承担。

五、档案邮寄与代管

学院研究生辅导员需在5月30日前将毕业生本（专）科学籍档案、党员档案整理好。待本学院研究生教学秘书移交毕业生研究生学籍档案后，将所有档案装入大档案袋，各学院需按党委研究生工作部（简称“研工部”）要求封装、盖章、粘贴好EMS单等，统一转送至研工部，档案由研工部统一寄送。

符合代管条件的毕业生可申请档案留校代管。档案申请留校代管需填写“桂林理工大学毕业研究生档案留校代管申请表”（附件3），由研究生辅导员与研工部审批同意后方可代管。学籍档案留校代管时间不超过2年，党员档案留校代管时间不超过3个月，毕业生需在档案代管到期前20日主动联系研工部办理转档。

六、研究生院档案负责人及联系方式

研究生学籍档案负责人：李老师，联系方式：0773-5893215、2533495，地址：屏风校区南校区218室、雁山校区行知楼B604。

研究生其他档案及寄送负责人：曾老师。联系方式：0773-5893215、2679653，地址：屏风校区南校区218室、雁山校区行知楼B601(西)室。

附件1：不同类型的研究生学籍档案卷内目录

附件2：桂林理工大学研究生学籍档案归档审核登记表

附件3：桂林理工大学毕业研究生档案留校代管申请表

研究生院

2021年5月18日